Buchungstool Calendly im Überblick

Schritt für Schritt zur automatisierten Terminbuchung

Nachfolgend möchte ich dir zeigen, wie du bereits mit dem kostenlosen Plan von Calendly deine Terminbuchungen automatisieren kannst.

Zunächst musst du dir einen Account erstellen. Gehe dazu auf https://calendly.com und trage einfach deine E-Mail-Adresse in das Feld ein und klicke auf ‚registrieren‘.

Registrierung bei Calendly

Anschließend erscheint ein Fenster, das dich darauf hinweist, dass es vorteilhaft wäre, die Registrierung direkt über dein Google-Konto durchzuführen, da dann automatisch schon dein Google-Kalender verbunden werden kann.

Da ich dir ohnehin empfehle einen Google-Kalender zu synchronisieren, schlage ich dir nun vor ein Google-Konto zu erstellen (falls du noch keines hast).

Du kannst natürlich auch für den Calendly-Login eine „normale, nicht-Google-Adresse“ nehmen und später noch deinen Online-Kalender (Google, Outlook, iCal) mit Calendly synchronisieren.

Anschließend erscheint ein Fenster, das dich darauf hinweist, dass es vorteilhaft wäre, die Registrierung direkt über dein Google-Konto durchzuführen, da dann automatisch schon dein Google-Kalender verbunden werden kann.

Da ich dir ohnehin empfehle einen Google-Kalender zu synchronisieren, schlage ich dir nun vor ein Google-Konto zu erstellen (falls du noch keines hast).

Du kannst natürlich auch für den Calendly-Login eine „normale, nicht-Google-Adresse“ nehmen und später noch deinen Online-Kalender (Google, Outlook, iCal) mit Calendly synchronisieren.

Onlinekalender einbinden und synchronisieren

Nun werden dir vom System verschiedene externe Online-Kalender angeboten. Diese kanst du sehr einfach integrieren. Folge dazu den Anweisungen der jeweiligen Services.

Verfügbarkeit nach Wochentagen und buchbare Zeiten definieren

Der Assistent führt dich als nächstes zu deiner Wochenansicht. Hier kannst du eine „Grund-Verfügbarkeit‘ einstellen, zu welchen Zeiten an welchen Tagen du die Termine buchbar machen möchtest. Die Einstellungen lassen sich später auch noch anpassen. 

Vorlage passend zu deinem Beruf

Im nächsten Abschnitt kannst du aus verschiedenen Vorlagen wählen. Je nachdem werden dir von Calendly dann ein paar Beispiel-Ereignisse angelegt, welche du hervoragend zum Start nutzen kannst. Wähle hier eine passende Rolle aus.

Das Calendly Dashboard – die Startseite

Willkommen auf der Startseite für deine künftige Online Terminvereinbarung. Zunächst fällt auf, dass dir der Assistent immer noch behilflich sein möchte und dir bei den weiteren Schritten unter die Arme greift. (Siehe rechtes Fenster).

Wie du siehst wurden bereits drei sogenannte „Ereignistypen“ angelegt, die zum Thema „Freelancer / Berater“ passen: 15 Minuten Besprechung, 30 Minuten Besprechung und 60 Minuten Besprechung.

Ereignistypen sind zum Beispiel Telefonbesprechungen, Vor-Ort-Termine oder andere Terminereignisse.

Als nächstes folgen wir den Anweisungen des Assistenten um die Einrichtung abzuschließen.

Verbinde deinen Kalender

In meinem Beispiel verbinde ich nun meinen Google-Kalender. Nach dem Klick auf „verbinden“ erscheint der Google-Login. Nachfolgend bestätige ich die Freigabe der App für den Google-Kalender.

Ereignistyp anpassen

In der kostenlosen Variante kannst du maximal 1 Ereignistyp ‚gleichzeitig‘ nutzen. Wir nehmen jetzt einmal an, dein Termin dauert 30 Minuten. Also nutzen wir im Beispiel die „30 Minuten Besprechung“ und klicken einmal direkt auf den Kasten oder auf das kleine Zahnrad und auf „bearbeiten“.

Welches Ereignis ist das?

In diesem Formular können wir nun den „Ereignisname“ ändern, den Ort (hier gibt es verschiedene Möglichkeiten, z.B. Persönliches Meeting, Anruf oder Onlinekonferenz-tools) anpassen, die Beschreibung sowie den Link, unter dem das ereignis Buchbar ist eintragen.

Wann ist das Ereignis buchbar?

Ereignisdauer: Hier stellst du die Dauer des Termin ein.

Datumsbereich: Es macht Sinn zu überlegen, wie weit in die Zukunft hinein ein Termin ausgewählt werden kann. Standardmäßig sind es hier 60 Tage.

Zeitzone des Ereignisses: Hier könntest du die Zeitzone bearbeiten, sollte diese nicht korrekt sein.

Verfügbarkeit (Stunden): Lege hier deine grundsätzlichen Zeiten fest, an denen Termin buchbar sein sollen. Wenn du einen Onlinekalender wie Google Kalender synchronisiert hast werden darüberhinaus bereits geblockte Termine berücksichtigt und können nicht mehr gebucht weren.

Verfügbarkeit (Erweitert):

Verfügbarkeitsabstufungen – lege hier die Frequenz der buchbaren Termine fest. Bsp. alle 15 Minuten (8:00, 8:15, 8:30, 8:45, etc.)

max. Ereignisse pro Tag – falls du z.B. diese Art Termin nur einmal am Tag vergeben möchtest, trage eine 1 ein.

Mindestplanungsfrist – Der Zeitraum ab wann in der Zukunft ein Termin gebucht werden kann. Beispielsweise hier 4 Stunden. Nehmen wir an es wäre jetzt 8 Uhr morgens wenn dein Kunde am Computer sitzt und einen Termin raussucht. Er kan nun frühestens einen Termin ab 12 Uhr buchen (je nachdem ob das ein von dir freigegebener und noch nicht in deinem Onlinekalender verplanter Zeitraum ist).

Ereignispuffer – Gib hier an, wieviel Puffer du vor- und nach diesem Ereignis benötigst.

Geheimes Ereignis: wenn du diesen Schalter aktivierst wird dieses Ereignis in deiner öffentlichen Übersicht deiner Ereignisse nicht angezeigt.

Fragen für Eingeladene?

Obligatorisch sind der Name und die Email-Adresse.

Du kannst aber noch weitere, eigene Fragen erstellen. Hier gibt es verschiedene Formularfeld-Typen:

Eine Zeile:

• für Antworten mit wenigen Wörtern geeignet.

Mehrere Zeilen:

• ein Textfeld, das auch aus Sätzen bestehen kann.

Optionsfelder:

• Mehrere Antwortmöglichkeiten, nur eine davon kann ausgwählt werden.

Kontrollkästchen:

• Mehrere Antwortmöglichkeiten, es können mehrere Antworten ausgewählt werden.

Telefonnummer:

• für eine Telefonnummer 

Benachrichtigungen und Stornierungsbedingungen

Kalendereinladungen – ich hätte hier gerne eine Einlladung per Mail statt eine Kalendereinladung. Deshalb klicke ich „Zu E-Mail-Bestätigungen wechseln“. Bei „Personalisieren“ hast du auch noch die Möglichkeit die Texte und Textbausteine anzupassen.

Die weiteren Erinnerungsfunktionen sind im kostenlosen Plan nicht aktivierbar. (Nach Erstanmeldung hast du allerdings 14 Tage vollen Funktionsumfang und kannst das einmal testen).

Stornierungsbedingungen anzeigen – hier kannst du zum einen bestimmen, ob dem User in seinen Bestätigungen Links zum Absagen oder Verschieben des Termins angezeigt werden. Zum anderen kannst du einen Text im Falle einer Absage festlegen mit den Stornierungsbedingungen.

Zahlungen einziehen

Diese Funktion steht dir nur in einem bezahlten Plan zur Verfügung. Hier könnteste du z.B. paypal als Zahlungsanbieter integrieren. Der Termin wird dan quasi erst nach erfolgter Onlinezahlung eingebucht.

Bestätigungsseite

In der kostenlosen Versio von Calendly kannst du hier lediglich die Standard-Bestätigungsseite nutzen.

Zahlungen einziehen

Diese Funktion steht dir nur in einem bezahlten Plan zur Verfügung. Hier könnteste du z.B. paypal als Zahlungsanbieter integrieren. Der Termin wird dan quasi erst nach erfolgter Onlinezahlung eingebucht.

Deine Online Terminvergabe mit deiner Webseite verbinden

Nachdem du nun dein Ereignistyp angelegt beziehungsweise eingerichtet hast, solltest du noch das Tool mit deiner Webseite verbinden.

Auf der Calndly Startseite klickst du auf das Zahnradsymbol auf dem Ereignis, welches integriert werde soll. Dann einfach auf „Der Webseite hinzufügen“ klicken.

Es gibt bei Calendly verschiedene Möglichkeiten zur Integration:

• Die einfachste Variante ist mit einem einfachem Link auf die Ereignis-Seite
• z.B. mit einem Button auf deiner Seite, der als Ziel die URL des Ereignistyps enthält. In unserem Beispiel wäre das: https:www.calendly.com/stephan-jorda-t1/30min
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Um die Online Terminvergabe direkt auf deine Webseite zu integrieren bietet dir Calendly folgendes:

• Es gibt hier Einstellmäglichkeiten zu Farben und Ein-/Ausblenden von Textpassagen. Du erhältst einen Code, den du in deine Webseite einfügen kannst. Etwas Know-How zu HTML/Javascript sind hier vorteilhaft.

Popup-Widget

• Das Widget wird unten rechts auf deiner Webseite erscheinen und beim Klick darauf öffnet sich das Formularfenster als Popup. Auch hier kannst du Style-Anpassungen machen und erhältst einen Code zur Integration in deine Webseite.

Popup-Text

• unterscheidet sich lediglich dadurch, dass statt des Buttons ein Inline-Text Element an der Stelle platziert wird, wo du den Code auf deiner Webseite einbindest.
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Fazit und Feedback

Wenn du einen Teil deines Geschäfts digitalisieren möchtest, sind solche Möglichkeiten perfekt geeignet um mit „kleineren“ Aufgaben damit zu starten.

In der Zeit, in der du über mehrere Emails verteilt einen passenden Termin für deinen Interessenten vereinbaren musst, könntest du auch bereits an seinem Projekt arbeiten.

Überlege einmal wie du diese Online Terminvereinbarung für dich umsetzen kannst.

Starte einfach mit der kostenlosen Version und teste das Buchungstool Calendly völlig unverbindlich. Ich bin jedenfalls begeistert davon und nutze die „gewonnene“ Zeit sinnvoll für mich.

Wenn du Fragen hast, schreib mir gerne direkt an stephan@stephanjorda.de oder vereinbare ein kostenloses Erstgespräch. -> umgesetzt mit Calendly 

Viel Erfolg!